Перейти к основному содержимому

Инструкция по работе пользователей

Последовательность действий для успешного оформления заказа через информационную систему

Создание пользователей​

Пользователь с ролью Администратор пользователей регистрирует новых сотрудников и для них создаёт учётные записи, после чего распределяет логины и пароли.

Важно:

  • При необходимости должность можно указать в карточке редактирования сотрудника.
  • Должности для Начальника менеджеров по продажам, Главного конструктора и Менеджера производства должны быть правильно назначены, так как это важно для логики поиска сотрудников.

Создание групп доступа​

Пользователи с ролями Администратор пользователей и Начальник менеджеров по продажам создают группы доступа для работы с контрагентами.

Установление связей между менеджерами и помощниками​

Пользователи с ролями Администратор пользователей и Начальник менеджеров по продажам формируют взаимосвязи между менеджерами и их помощниками.

Оформление заказа покупателя​

Регистрация покупателя​

Пользователи с ролями Начальник менеджеров по продажам, Менеджер по продажам или Помощник менеджера по продажам создают контрагента: заполняют основные данные, реквизиты, контактные данные (электронную почту, телефон), сведения о контактных лицах и подписантах, назначая тип "Покупатель".

Рекомендации:

  • Не забывайте сохранять изменения после редактирования.
  • Помимо покупателя, можно создать контрагента с типом "Заказчик" (фактический получатель оборудования) или "Прочие отношения" (например, грузополучатель).
  • Нельзя создавать контрагента с уже существующим ИНН и КПП повторно.
    • Если контрагент существует как Поставщик, можно добавить тип Покупатель.
    • Если пользователь не входит в группу доступа по контрагенту с типом Покупатель, он видит его в списке, но не может посмотреть подробности. В этом случае можно попросить начальника изменить группу доступа данного контрагента.
    • Если у контрагента есть ещё тип Поставщи, то менеджер не может его удалить. Если тип Покупатель больше не нужен, его можно убрать.

Взаимодействие с покупателем​

Менеджер по продажам или его помощник фиксируют результаты общения с покупателем в системе через взаимодействия.

Создание заказа​

После этого Менеджер по продажам или Помощник менеджера создают заказ покупателя, заполняют основные данные и добавляют товары (изделия и складские единицы, зарегистрированные в системе). Если нужных товаров нет или требуется изменить существующие, это делается в соответствующих разделах.

Примечание:

Добавление изделия​

Если необходимо создать новое изделие, Менеджер по продажам или Помощник менеджера добавляют его в систему либо корректируют существующее.

Примечание:

  • Изменения не применяются сразу, создаётся задача для начальника на согласование. Только после одобрения изменения вступают в силу.
    ❗ Функционал пока не реализован — планируется в первой версии.

Добавление складской единицы​

Если нужно перепродать товар, отсутствующий в системе, Менеджер по продажам или Помощник создают складскую единицу или корректируют уже существующую.

Примечание:

  • Аналогично изделиям: изменения требуют согласования начальника и после этого вступают в силу.
    ❗ Функционал пока не реализован — планируется в первой версии.

Подписание заказа​

Менеджер по продажам или Помощник заполняют банковские реквизиты покупателя, создают договор, формируют спецификации и отправляют их на подписание, а также формируют план оплат. После подписания договор и спецификация загружаются в систему, и из плана оплат формируется счёт к оплате.

Уточнения:

  • Если скидка превышает лимит менеджера, возможность формирования файла спецификации и плана оплаты блокируется, вместо этого создаётся задача на согласование суммы с начальником.
    ❗ Не реализовано — будет в первой версии.
  • Счёт может быть создан до подписания спецификации; при оплате счёта до подписания считается, что договор и спецификация подписаны автоматически.
  • В первой версии загружается ссылка на подписанный договор, прикрепление файлов появится позже.
    ❗ В планах на ближайшее обновление.
  • Если заказ делается на основе ранее подписанного договора, вносятся изменения только в спецификацию.
  • Технические характеристики в спецификации в формате docx заполняет менеджер вручную.

Создание и отправка счёта на оплату​

Менеджер по продажам или Помощник формируют счёт на оплату на основании плана оплат, отправляют его покупателю и меняют статус счёта на "Ожидает оплаты". Покупатель оплачивает счёт с указанием номера платежа.

Бухгалтер периодически (примерно раз в сутки) загружает банковские выписки из 1С в систему. Все новые платежи автоматически создаются и связываются с соответствующими счетами.

Если сумма оплаты полностью покрывает счёт, его статус меняется на "Оплачен", а менеджеры могут подтверждать оплату — тогда система автоматически создаёт заказы на производство (в Google Таблицах и системе).
❗ Функция находится в разработке.

Заказ на производство​

Когда заказ готов к отправке покупателю Менеджер по продажам или Помощник создают счёт-фактуру, формируют документы на отправку, заполняют необходимые данные в заказе покупателя и завершают заказ. ❗ ещё не реализовано. Надо реализовать в первой версии